No hay un solo negocio en el mundo que pueda funcionar o crecer con éxito sin que se controle su nivel más básico de registros financieros. A medida que el clima de negocios continúa creciendo, una cosa sigue siendo cierta: un error en los libros puede sumar miles, cientos de miles, o tal vez incluso millones de capital perdido a lo largo de la vida de un negocio. Cuando empiezas bien, todo va bien y no hay problemas de los que hablar. Cuando empiezas mal (o en algunos casos perezoso) – puedes esperar que como la compra de un alquiler – algo va a salir mal.

En Asesoría Juan Bautista nos encontramos con muchos negocios diferentes. Sin embargo, hay algo que siempre parece llamarnos la atención: la falta de una contabilidad adecuada o – peor aún – enormes errores de contabilidad. Por lo tanto, hemos compilado una pequeña lista de errores que el negocio promedio cometerá cuando se trate de la contabilidad.

1. Usando hojas de cálculo o libros de papel…

Mira, lo entendemos, has estado haciendo las cosas de esta manera durante mucho tiempo y todo ha funcionado bien hasta ahora. Pero estamos en el 2020. No hay excusa para no estar ejecutando algún tipo de software de contabilidad (recomendamos Quickbooks Pro o Sage50). Son sorprendentemente fáciles de usar y manejan todo el trabajo pesado para ti, incluyendo:

Generar informes como estados financieros y P&L
Gestionando, enviando y cobrando facturas y,
Seguimiento de los gastos y el inventario

Estos sistemas son increíblemente rentables y se pagan solos en términos de costos de contabilidad, reducción, ahorro de impuestos, y lo más importante – tiempo. Además, el hecho de que sea deducible de impuestos tampoco perjudica.

2. La caja de zapatos

Ahh la caja de zapatos, el reemplazo rudimentario para su archivo de registro. Esto está bien si guardas los recibos de ciertos gastos del trabajo (como los gastos de tu trabajo). Sin embargo, para un negocio serio, esto no saldrá bien. Cada recibo de su negocio debe ser procesado a través de su software de contabilidad para mantener un libro de contabilidad organizado. Si busca un método más libre de papel para mantener sus recibos, le recomendamos la aplicación Expensify, que le permite escanear sus recibos directamente a su dispositivo móvil para guardarlos de forma segura.

3. Mezcla de recibos personales con recibos de negocios

¿Quieres gastar dinero y tiempo extra para ahorrarte los segundos que lleva separar los negocios de lo personal? Por supuesto, adelante. Pero su factura de la tienda de comestibles, el videojuego de los niños no pertenecen a ningún lugar cerca de los recibos de su negocio. No sólo lleva más tiempo clasificarlos, sino que si está pagando a un contable interno o a una empresa externa, espere que le lleve más tiempo y por lo tanto le cueste más dinero. Además, el uso de la cuenta de la empresa para compras personales y de la cuenta personal para compras de la empresa seguramente le causará problemas más adelante. Si desea saber qué compras personales se pueden deducir, reserve una consulta con nosotros y estaremos encantados de enseñarle a usted o a su personal las posibles deducciones disponibles para su empresa.

4. Falta de copias de seguridad en la nube

Esto es extremadamente importante para cualquier organización. Si utiliza un software dedicado para la contabilidad de su empresa (es decir, una solución de software in situ), es crucial que mantenga sus datos guardados en una fuente de nube. Los discos duros pueden fallar, pueden ocurrir accidentes, y sin un respaldo en la nube usted está poniendo en peligro todo su negocio. Si usted dirige una operación pequeña, el uso de una solución de contabilidad basada en la nube como Xero o Quickbooks Online puede ser la solución a este problema. O si estás usando una aplicación in situ como Quickbooks Pro o Sage50, te recomendamos que uses DropBox.

5. Intentar hacer todo por su cuenta

Como dueño de un negocio, recortar gastos y ahorrar dinero es sólo parte de la vida diaria. Sin embargo, elegir ser ahorrativo con importantes funciones de negocios como la asesoría contable y la contabilidad no es definitivamente un lugar que quieras dejar de lado. Contratar a un profesional le ahorrará dinero tanto a corto como a largo plazo.

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