No hay dos empresas iguales, lo que significa que tampoco debe haber dos soluciones ERP iguales. Pero, ¿qué es la «personalización masiva» y cómo afecta a un ERP?
La personalización masiva es el proceso de producir y suministrar en masa bienes y servicios suficientemente genéricos que pueden configurarse para satisfacer las necesidades específicas de un cliente. En otras palabras, la personalización masiva es una técnica de fabricación que combina la flexibilidad y la personalización de los productos a medida con los bajos costes unitarios asociados a la producción del producto base.
Esto permite al fabricante mantener los costes más próximos a los de un producto único, fabricado en serie para reducir costes, pero permitiendo al cliente configurar ciertas características del producto. En la mayoría de los casos, los componentes del producto son modulares, y la flexibilidad inherente permite al cliente mezclar y combinar opciones para crear un producto final semipersonalizado que se adapte mejor a sí mismo.
Los creadores de software utilizan este método para incluir configuraciones de productos basadas en software que permiten a los usuarios finales añadir o cambiar funciones específicas de un producto básico.
4 métodos principales de personalización masiva
En su libro Mass Customization: The New Frontier in Business Competition (Harvard Business Review Press,1992), B. Joseph Pine II describió cuatro tipos principales de personalización masiva que ampliaron el concepto de producción masiva a un nuevo nivel:
1 – Personalización colaborativa
Las empresas trabajan en colaboración con los clientes para ofrecer productos o servicios adaptados exclusivamente a cada uno de ellos. Esto permite mejorar el ERP para satisfacer necesidades específicas del desarrollador, como el Programa de Mejoras de Producto .
2 – Personalización adaptativa
Las empresas fabrican productos estandarizados que el usuario final puede personalizar. Aquí es donde un ERP se configura durante la implantación para adaptarse a la estructura y los procesos exclusivos de la organización.
3 – Personalización transparente
Las empresas ofrecen productos únicos a clientes individuales sin declarar abiertamente que los productos son personalizados. Esto entra dentro de los «desarrollos a medida» que un ERP trata de evitar, ya que crea problemas más adelante, cuando las actualizaciones están disponibles en la plataforma genérica.
4 – Personalización cosmética
Las empresas fabrican productos estandarizados pero los comercializan de distintas formas a diversos clientes. Un ERP es lo suficientemente genérico como para dar soporte a múltiples industrias configurándolo durante la implantación.
Pine se centró en el concepto de crear un pequeño número de piezas intercambiables. Las piezas individuales pueden combinarse de diversas maneras para crear un modelo rentable y permitir a los consumidores elegir el modo de combinarlas que más les convenga.
Personalización de ERP
La personalización ha sido durante mucho tiempo una característica de las implantaciones de ERP, que se ajusta perfectamente a la flexibilidad y agilidad que se espera de estas soluciones de software. Normalmente, cuando las empresas se embarcan en la implantación de un ERP, se dan cuenta de que un enfoque único no es la mejor respuesta a sus necesidades. Al añadir funciones empresariales clave o capacidades de apoyo, empiezan a personalizar la plataforma ERP para reflejar y satisfacer sus necesidades empresariales únicas, que, naturalmente, no serán las mismas que las de cualquier otra empresa. Incluso la secuencia de implantación será única, y creará una oferta única.
Esta flexibilidad es lo que se espera de los proveedores de ERP en el mundo actual: una solución altamente configurable y fácil de implantar que responda a sus necesidades empresariales únicas. Los fabricantes personalizarán masivamente su oferta para ayudar al cliente, pero los clientes deben configurar el sistema para adaptarlo a su negocio. La personalización por parte del cliente dará lugar a un sistema que no podrá reconfigurarse fácilmente para adaptarse a un entorno empresarial cambiante o incluso actualizarse a una versión posterior.
¿Quién debe configurar su ERP?
La personalización masiva por parte del desarrollador se ha convertido en una parte estándar de la implantación de ERP. El nivel de configuración durante la implantación ha cambiado: las empresas más grandes, con operaciones y procesos más complejos, necesitan una configuración más cuidadosa, mientras que las organizaciones más pequeñas, por el contrario, pueden optar por aceptar soluciones estándar y configurar menos procesos. Éstos siempre pueden reconfigurarse en el futuro.
A medida que más organizaciones toman conciencia de las ventajas de la personalización y la configuración masivas, el «listón del tamaño» se va reduciendo y las empresas más pequeñas también configuran su software, o mejor dicho, solicitan a los proveedores que lo hagan por ellas. Sin embargo, el éxito de la configuración sólo puede lograrse teniendo unos objetivos claros en mente. Es fundamental comprender las necesidades de su organización y, a continuación, configurar la solución ERP elegida para satisfacerlas.
Posibles desventajas de la personalización
Aunque las ventajas de la configuración son evidentes, existen algunos escollos potenciales de la personalización que no deben pasarse por alto.
Entre ellas figuran:
Costes y complejidad evitables
Rendimiento inferior al óptimo en otras áreas de procesamiento
Desajustes con los requisitos empresariales reales en todo el sistema.
Cuestiones de control dentro del sistema
Capacidad limitada para actualizar y mantenerse al día con la capacidad del ERP.
Todo esto puede evitarse estableciendo y compartiendo objetivos empresariales, hitos e itinerarios de proyecto claros. Es vital que cualquier cambio en el paquete ERP estándar se haga por las razones correctas y con objetivos definidos.
Está claro que cualquier desventaja de la personalización del ERP no se debe al proceso de personalización en sí, sino a la forma en que se aborda. Siempre hay áreas de la empresa que necesitan realinearse con la funcionalidad del software, como cambiar algunos pasos de un proceso concreto. Aquí es donde la personalización masiva del software por parte del desarrollador permite la configuración y el «mejor ajuste» a la organización. Pero las desventajas de la personalización pueden ser importantes y de gran alcance. La configuración permite a la organización conservar toda la flexibilidad del ERP, mientras que la personalización restringe el software una vez que se requieren cambios. Las organizaciones se ven rápidamente incapaces de actualizar el software y beneficiarse de sus mejoras.
¿Por qué configurar su sistema ERP?
La configuración no consiste en cambiar los procesos y flujos de trabajo de su empresa, sino en adaptar la solución ERP elegida a su organización para que ésta siga trabajando de la misma manera, pero de forma más rápida, ágil e inteligente.
Eso significa que es cuestión de elegir en lugar de cambiar. Los factores que hacen única a su empresa son los mismos que han garantizado su éxito hasta ahora. Quiere una solución ERP que le permita mantener su ventaja competitiva, e incluso mejorarla. Una plataforma de software que le permita hacer mejor lo que ya hace bien.
Vencer la resistencia
Configurar su solución ERP no sólo hace que se adapte mejor a su empresa, sino también a su personal. La resistencia al cambio (o la falta de comunicación adecuada de las razones del cambio) se cita con frecuencia como una de las razones más comunes por las que las empresas encuentran problemas durante la implantación de un ERP. En su lugar, permita que el software se configure para su organización, permitiendo que se añada su propia marca, que se utilicen pantallas personalizadas y diseños personalizados. El núcleo del sistema seguirá siendo el mismo.
La configuración no sólo se aplica al software, sino también a la experiencia del usuario (UX). Permitir a cada miembro del equipo personalizar su espacio de trabajo ERP puede generar una valiosa sensación de autonomía.
A esto se unen las ventajas de la simplificación (teniendo en cuenta que la configuración consiste tanto en eliminar lo que no se necesita como en añadir lo que sí) y el grado de adecuación a la cultura y las operaciones de su empresa.
El aumento de la aceptación es uno de los principales beneficios de la configuración, y aborda directamente cada una de las posibles desventajas señaladas anteriormente:
Menor complejidad: los usuarios sólo reciben las funciones que necesitan
Mejora del rendimiento: los usuarios reciben las herramientas de ERP que necesitan para conseguir más en un formato que entienden y pueden utilizar.
Mejor ajuste a las necesidades de la empresa: se satisfacen las necesidades de los usuarios con una configuración y personalización fáciles de usar.
Mayor control: la configuración forma parte de la instalación del software y no es un añadido que no esté integrado en la solución.
Las ventajas del enfoque de personalización masiva de los desarrolladores de ERP, combinadas con una enorme cantidad de configuraciones posibles para los usuarios, representan una fusión perfecta de factores humanos y tecnológicos, exactamente lo que se espera conseguir con la implantación de un ERP moderno.
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