La creación de un campo de numeración automática en Microsoft Dynamics 365 puede ahorrarle un tiempo considerable, a la vez que facilita la localización e identificación de registros importantes. Generar automáticamente un número de identificación para cada registro de una entidad determinada requiere la creación manual de un flujo de trabajo en tiempo real.
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Creación de campos de numeración automática en Dynamics 365
La numeración automática es un campo que puede incluir en una entidad para generar un ID numerado para cada uno de sus registros. El software proporciona automáticamente numeración para ciertos tipos de registros «ya hechos», como facturas o archivos. Sin embargo, puede haber muchas entidades personalizadas cuyos registros también desee numerar automáticamente. Por ejemplo, sus registros de cuentas por cobrar o de clientes potenciales no serán numerados automáticamente por el software.
¿Por qué debería crear campos de numeración automática en Dynamics 365?
Con un campo de numeración automática, el número de cada registro está totalmente gestionado por el sistema. Esto significa que no tiene que identificar cada registro en el momento de la creación, lo que le ahorra un tiempo considerable. Además, facilitan y agilizan la identificación de los registros.
Los campos de numeración automática pueden configurarse para generar automáticamente un escaneo para una serie de tipos de entidades diferentes. Además, estos campos disponen de todo tipo de opciones de formato. Por lo tanto, podrá configurar la numeración automática para cualquier tipo de situación que lo requiera.
Cosas que debe saber antes de crear campos de numeración automática en Dynamics 365
Cuando define un campo como datos de numeración automática, hay disponibles unas cuantas plantillas de numeración automática predefinidas.
Un prefijo de cadena. Esto le permite anteponer una etiqueta al AutoNumber, por ejemplo: Cuenta-103, ACCT-103, ACCT-104. El usuario puede elegir la naturaleza exacta de este texto, simplemente escribiéndolo en la casilla de prefijo. El prefijo da un nivel adicional de identificación al registro, que puede ser útil para encontrar el registro correcto de un vistazo.
Prefijo de fecha. Con este tipo de número automático, el número llevará como prefijo la fecha y hora de creación del registro; por ejemplo, 2020-09-09-103, 20-09-104. De este modo, obtendrá información adicional sobre el historial del registro sin tener que realizar búsquedas adicionales. Puede elegir entre varios formatos de fecha y hora.
Personalización. Si lo desea, puede personalizar el formato del campo Marcación automática.
Puede elegir un valor inicial para la generación automática de números, es decir, el inicio de la numeración del registro. Por ejemplo, si fija el valor inicial en 100, esto significa que será el primer número en orden para ese conjunto de registros, seguido de 101, etc. También conviene recordar que cuando se elige un número mínimo de dígitos para el número automático, los números pueden superar esta longitud; por ejemplo, después del 999 los números tendrán cuatro dígitos en lugar de tres. Se muestra una vista previa del marcador automático a medida que lo edita.
¿Cómo puedo crear campos de marcación automática en Dynamics 365?
Dynamics 365 genera automáticamente números de identificación para ciertas entidades, como las facturas. Si desea configurar la numeración automática para una entidad personalizada, como cuentas, presupuestos u otros tipos de registro además de los proporcionados de forma predeterminada, deberá utilizar un proceso que no implique directamente la interfaz de usuario estándar.
La interfaz de usuario estándar de Dynamics 365 no admite la numeración automática de entidades personalizadas. Existen algunas soluciones, una de las cuales es acceder a la propia API y utilizar algún código básico para cambiar la numeración. Si sus habilidades de codificación no están a la altura, o si tiene poco tiempo, se pueden utilizar soluciones externas e instalar herramientas de terceros. Algunas de estas soluciones personalizadas pueden consultarse en línea. Para ello, en make.powerapps.com se puede encontrar un nuevo y práctico editor de formularios. Permite transformar un campo de datos de texto en un campo de datos numérico automático.
La creación de la numeración automática implica la creación de una nueva entidad y de un fichero con los campos de numeración automática. A continuación, debe enlazar con las entidades específicas que desea numerar automáticamente. También es necesario configurar un proceso de flujo de trabajo que rellenará los campos con los números correctamente incrementados.
En primer lugar, debe crear y guardar un nuevo formulario. A continuación, puede añadir cualquier entidad para la que desee generar una numeración automática (cuentas y presupuestos, por ejemplo).
A continuación, seleccione Nuevo campo. Rellene los campos Nombre para mostrar y Nombre. Seleccione Numeración Automática en el Tipo de Datos.
Agregue los siguientes campos a la entidad Numeración Automática para cada instancia a ser numerada automáticamente:
Número. Seleccione el tipo de datos «Entero, Simple» para estos campos.
Prefijo. El tipo de datos de estos campos debe ser Texto.
El número mínimo de dígitos que contendrá la secuencia numérica generada automáticamente.
Valor inicial. El valor inicial de su campo de marcación automática.
A continuación, seleccione Hecho.
Cree el formulario de Marcación automática, con una sección para cada entidad para la que desee generar una numeración automática.
¿Cómo inserto un campo de Marcación Automática en un formulario?
Una vez que haya creado su campo de Auto-marcado, puede agregar el campo de Auto-marcado a un formulario.
- Selecciona la forma en la que deseas agregar el campo Automarcado, en la entidad en la que lo estás creando.
- Una vez allí, dirígete al Explorador de Campos y selecciona tu campo Automarcado
- Luego puedes arrastrar tu campo de autonumeración a la forma.
Conclusión
La creación de campos de marcación automática es una excelente manera de ahorrar tiempo a su empresa y gestionar mejor los registros de sus clientes. Una vez que los haya implementado con éxito unas cuantas veces, podrá integrarlos más fácilmente en las actividades de mantenimiento de su base de datos. Son solo uno de los tipos de campos increíblemente útiles que se pueden crear en Microsoft Dynamics 365. Si desea más información y asesoramiento sobre el mundo ERP, póngase en contacto hoy mismo con Galdón Software hoy mismo.