Crear un campo acumulativo en Dynamics 365 permite a una empresa supervisar una variedad de métricas importantes y obtener información clave sobre los datos. Por ejemplo, con un campo acumulativo, puede averiguar cuántas oportunidades de ventas abiertas están vinculadas a una cuenta y cuántos ingresos podrían aportar potencialmente, señala Galdón Software. También puede saber cuántos casos están abiertos en todas sus cuentas de atención al cliente. El siguiente artículo ofrece más detalles sobre cómo funcionan y cómo crearlos y editarlos.
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¿Qué es un campo acumulativo en Dynamics 365?
Un campo acumulativo en Dynamics 365 contiene un valor agregado calculado contando todos los registros relacionados con una carpeta específica, o un valor calculado sobre una jerarquía determinada.
Cuando se crea un campo acumulativo, se crean dos campos auxiliares: <nombre de campo>_fecha y <nombre de campo>_estado. Los datos del campo _date son del tipo Datetime (fecha y hora), y los datos del campo _state son del tipo Integer (número entero entre 1 y 10). Si se ha calculado el valor del campo acumulativo, el campo _date indica la fecha y hora de su cálculo más reciente. El número del campo _status indica uno de los siguientes estados:
0 – No calculado – El valor del campo está por calcular (no habrá fecha ni hora en el campo _date).
1 – Calculado – El valor del campo ha sido calculado (véase la hora de la última actualización en el campo _date).
2 – OverflowError – El cálculo del valor del campo ha dado lugar a un error de desbordamiento.
3 – OtroError – El cálculo del valor del campo ha fallado debido a un error interno. La siguiente ejecución de la tarea de cálculo debería resolver el problema.
4 – RetryLimitExceeded – El cálculo del valor de campo ha fallado tras superar el número máximo de intentos de cálculo debido a un elevado número de conflictos de acceso y bloqueo.
5 – HierarchicalRecursionLimitReached – El cálculo del valor del campo falló porque se alcanzó el límite máximo de recursión jerárquica.
6 – LoopDetected – El cálculo del valor del campo falló porque se detectó un bucle recursivo en la jerarquía de registros.
Ventajas de los campos acumulativos
Dispone de una amplia gama de funciones para agregar datos, así como de una completa gestión de filtros para la agregación.
Integre la interfaz de usuario sin problemas. Puede incluir campos acumulativos en informes, formularios, visualizaciones y gráficos.
Complemente los campos calculados. Los campos acumulativos pueden utilizarse como parte de un campo calculado, y viceversa.
Son componentes de solución, por lo que pueden transferirse fácilmente entre organizaciones y distribuirse en soluciones.
¿Qué cálculos se pueden obtener?
Los cálculos de un campo acumulativo en Dynamics 365 se realizan como tareas asíncronas del sistema, que se ejecutan en segundo plano. Si eres administrador, puedes ir a Tareas del sistema en Configuración, luego haz clic en Ver y ve a Tareas recurrentes del sistema. Verá que hay dos tipos de tareas relacionadas con los cálculos acumulativos: Cálculo de masa de campo acumulativo y Cálculo de campo acumulativo.
La tarea Cálculo de masa de campo acumulativo se crea para cada campo acumulativo y calcula el valor especificado en cada registro que contenga ese campo. Cuando se crea o actualiza el campo, la tarea se ejecuta 12 horas más tarde por defecto, y de nuevo unos años más tarde. La programación está configurada para ejecutarse sólo durante las horas no operativas de la empresa, y puede ser modificada por cualquier administrador.
Calcular Campo Acumulativo es una tarea recurrente que realiza cálculos incrementales para todos los campos acumulativos en todos los registros existentes de una entidad dada. La recurrencia se establece en un máximo de una hora. Esta tarea calcula incrementalmente los valores de los campos acumulativos para todos los registros modificados desde que se ejecutó la última tarea de cálculo masivo de campos acumulativos. Se genera automáticamente cuando se crea el primer campo acumulativo en una entidad y se elimina cuando se crea el último campo acumulativo.
Para cambiar la frecuencia de recurrencia de estas tareas en cualquier momento, haga clic en Acciones en la parte superior de la tarea en cuestión y, a continuación, elija la opción correspondiente.
También es posible recalcular los valores manualmente, si está en línea. En el formulario de una entidad concreta, puede hacer clic en el botón de actualización situado junto al campo acumulativo, siempre que tenga acceso de escritura a la entidad de origen.
En primer lugar, debe encontrar su entidad fuente (cuenta, oportunidad, etc.) y crear un nuevo campo allí. Seleccione el tipo de datos apropiado, y luego para el tipo de campo, seleccione Acumulativo en el menú desplegable.
Deberá guardar el campo para continuar con el proceso de creación.
Abra el campo de nuevo y seleccione el botón Abrir Rollup.
Esto abrirá un botón Editar, en el que puede hacer clic para empezar a definir su campo.
Las tres secciones principales para definir un campo acumulativo son
La entidad fuente
La entidad fuente se define por defecto como la entidad en la que creó el campo acumulativo. En esta sección puede elegir si incluir o no una jerarquía (entidades padre/hijo) en el cálculo de su campo acumulativo, y también puede aplicar otros filtros y opciones.
La entidad vinculada
La entidad vinculada le permite especificar para qué otra entidad agregará valores. Si se ha incluido una jerarquía, esta opción es opcional. Una vez seleccionada la entidad vinculada, se pueden añadir otros filtros, como para la entidad de origen.
Agregación
La agregación permite elegir la función que se aplicará para agregar los datos. Las opciones son las siguientes SUMA, RECUENTO, MIN, MAX, AVG.
Una vez que haya terminado de editar
Guarde y cierre las opciones del campo de agregación y, a continuación, guarde y cierre la ventana del campo. Ahora puede acceder al formulario al que desea añadir el campo acumulativo, por ejemplo el formulario Cuenta, y añadir el nuevo campo.
En la vista del formulario podrá ver el campo acumulativo mostrando los valores establecidos, con un símbolo de calculadora para indicar que se trata de un campo acumulativo. También debería haber un botón de actualización para actualizarlo manualmente. Al pasar el ratón por encima del botón se mostrará la fecha de la última actualización.